Presentkort till höstens kick-off — en QR-kod per gäst på några minuter

Kick-off-säsongen är här — och någon ska hålla i kupongerna

Augusti går mot sitt slut, kalendrarna fylls på igen och någonstans i varje företag sitter en person som just fått ansvaret för höstens kick-off. Lokal, mat, aktiviteter — och så det där sista: välkomstdrinken, provsmakningen eller aktivitetspasset som varje gäst ska få exakt en gång.

Den klassiska lösningen är papperskuponger. Någon klipper, någon delar ut, någon står vid baren och försöker avgöra om kupongen i handen är äkta eller en fotokopia. Och kollegan som alltid lyckas få två kanelbullar på fredagsfikat hittar alltid ett sätt.

Det finns ett enklare upplägg: ett digitalt presentkort per gäst — en drinkbiljett i mobilen i stället för en papperslapp i kavajfickan — skapad i ett svep från gästlistan. Varje gäst får sin egen QR-kod, varje kod kan lösas in ett begränsat antal gånger, och allt slutar gälla av sig självt när kick-offen är över. Ingen sax, ingen bläckpenna, ingen diskussion vid baren.

Presentkortet gör grovjobbet åt dig

Presentkort i qrgeno är byggda för exakt den här sortens erbjudande — något som ska kunna lösas in ett begränsat antal gånger under en begränsad period. De har en egen vy i dashboarden, Presentkort, och där sätter du två saker en gång för hela eventet.

Inlösenräknaren håller koll på hur många gånger ett presentkort har använts. Sätt den till en inlösen per dag, eller en för hela perioden. Gästen skannar, personalen trycker Lös in, och skärmen visar en tydlig bekräftelse. Skannar samma gäst igen möts hen av beskedet att presentkortet redan är använt — med tidsstämpeln kvar som kvitto. Kanelbullekollegan är därmed schackmatt.

Giltighetstiden avgör när presentkorten över huvud taget går att använda. Före startdatumet visas en ”öppnar den här dagen”-sida, efter slutdatumet har erbjudandet stängt — utan att någon behöver göra något. Tidszonen sätter du själv, så dygnet bryts där eventet faktiskt äger rum.

Gästen behöver ingen app. Skanningen öppnar en presentkortssida i mobilens webbläsare med erbjudandet, giltighetstiden och inlösenknappen. Hela grundflödet finns beskrivet i vår kompletta guide till presentkort.

Därför en kod per gäst — inte en gemensam

Det går förstås att skapa ett enda presentkort för hela festen och sätta räknaren till antalet gäster. Men då blir koden först till kvarn: den som skannar flitigast tar fler än sin andel, och den som fastnar i garderobskön blir utan.

Med ett presentkort per gäst blir det i stället:

• Personligt. Koden kan mejlas till gästen direkt, tryckas på namnkortet vid bordsplaceringen eller på bordstältet — ”din drink väntar” känns bättre än ”skanna den gemensamma koden på väggen”. • Rättvist. Varje gäst har sin egen räknare. En inlösen per person betyder faktiskt en per person. • Spårbart. Statistiken visar per kod om presentkortet lösts in — du ser hur många av gästerna som faktiskt använde sitt erbjudande, inte bara en klumpsumma. • Justerbart. Kommer det sena återbud eller extragäster? Lägg till eller ta bort enskilda presentkort utan att röra resten.

Hundra gäster betyder alltså hundra presentkort. Det låter som en eftermiddags klickande — och det är därför de skapas i en batch.

Batchen: gästlistan in, presentkorten ut

En batch är ett event. Du skapar en per kick-off, ger den ett namn, väljer designmallen med er logga och era färger, och fyller i erbjudandet en gång: utgivare, tjänst och värde. Där sätter du också reglerna — antal inlösen, från- och till-datum, tidszon — och vart skanningarna ska gå. Väljer du ”Enkel mikrosajt” står qrgeno för både bekräftelsen och ”kan inte lösas in”-sidan, och du behöver inga adresser alls.

Sedan kommer gästlistan. Du har den förmodligen redan i ett kalkylark, vilket betyder att jobbet till största delen är gjort. Klicka Importera CSV i batchen. Filen behöver kolumnerna name och email — en rad per gäst, upp till 250 rader, och varje adress måste vara unik i batchen:

name,email Anna Andersson,anna@example.com Björn Berg,bjorn@example.com Cecilia Ek,cecilia@example.com

Vill du ge någon något annat än standarderbjudandet lägger du till kolumnen value på den raden — resten ärver batchens. Samma gäller vendor_name, service_name och long_url.

Varje rad blir ett eget presentkort med egen inlösenräknare och egen statistik, och alla får samma designmall så koderna ser enhetliga ut. Innan något skapas kör importen en valideringsomgång och rapporterar de rader den hoppade över med radnummer och orsak — en felstavad adress på rad 47 stoppar inte hela listan.

Sena anmälningar lägger du till en och en med Lägg till presentkort. Där är mejladressen valfri: en gäst utan adress kan inte mejlas, men kan tryckas.

Steg för steg — från gästlista till färdiga koder

1. Skapa en QR-mall först om du inte redan har en — varje batch byggs från en sparad mall, och mallen kan inte bytas när batchen väl är skapad
2. Öppna Presentkort → Ny batch, döp den till något du känner igen (”Höstkick-off 2026”) och välj mallen
3. Fyll i erbjudandet — utgivare, tjänst, värde — och välj ”Enkel mikrosajt” om ni inte har egna inlösensidor
4. Sätt reglerna: en inlösen per dag, och ett datumspann som täcker just kick-offen. Det här är steget som är lätt att slarva med — sätt datumen efter eventet, inte efter dagen du skapar batchen
5. Exportera gästlistan till CSV med kolumnerna name och email, och importera den i batchen
6. Skriv ämnesrad och meddelande under Utskick, titta på förhandsvisningen och klicka Mejla ej skickade
7. Gäster utan mejladress exporterar du som PDF-kort i stället — ett per sida eller åtta per A4 — och trycker på namnkort eller bordsplaceringar

Det enda som kräver framförhållning är steg 7: ska korten tryckas behöver du starta i god tid före tryckdeadline. Mejlutskicket kan vänta till dagen före.

Under kvällen — och dagen efter

Under själva kick-offen sköter sig systemet självt. Gästen öppnar sitt mejl eller skannar sitt namnkort, visar bekräftelsen för bartendern, och klart. Personalen behöver ingen lista att bocka av och ingen låda med klippta kuponger — bara att titta på gästens skärm.

Dagen efter finns facit i batchens statistik:

• Hur många av checkarna som faktiskt löstes in — 80 av 100 säger något annat än 30 av 100 • När under kvällen inlösen skedde — kom alla direkt till välkomstdrinken, eller droppade det in hela kvällen? • Vilka checkar som aldrig användes — filtret Skannade i tabellen svarar rad för rad

Det är inte bara kuriosa. Planerar ni vårens konferens eller nästa event är inlösengraden ett konkret underlag för hur mycket som ska beställas — och en försiktig fingervisning om hur träffsäkert erbjudandet var.

Sammanfattning

En kick-off har nog av rörliga delar. Kupongerna behöver inte vara en av dem.

Med en presentkortsbatch blir flödet: gästlista till CSV, en import, ett utskick — och varje gäst har ett personligt presentkort med inlösenräknare, giltighetstid och statistik inbyggt. Papperskupongen får gå i pension, kanelbullekollegan får hålla sig till en, och du får svart på vitt hur erbjudandet landade.

Inför julbordet duplicerar du batchen och byter datum. Gästlistan har du redan.